A Importância do Registro Acadêmico

Fonte: Revista Gestão Acadêmica – Colunistas

As comissões avaliadoras do MEC estão obrigadas, durante as visitas in loco, a avaliar o desempenho dos Setores de Controle e Registro Acadêmico, seus sistemas e o cumprimento da legislação atinente.

É importante que se tenha clareza sobre as exigências para os Setores de Controle e Registro Acadêmico das IES, nos Instrumentos de Avaliação de IES e de Cursos.

O Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação (Autorização, Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento) traz, na listagem dos Requisitos Legais e Normativos:

  1. Dispositivo legal

Informações acadêmicas (Portaria Normativa nº 40 de 12/12/2007, alterada pela Portaria Normativa MEC nº 23, de 01/12/2010, publicada em 29/12/2010).

Já o Instrumento de Avaliação de Instituições de Ensino Superior (Credenciamento e Recredenciamento) trata, no Eixo 4. Políticas de Gestão:

4.4 Sistema de registro acadêmico, para verificar o atendimento às necessidades institucionais e dos discentes, considerando, em uma análise sistêmica e global, os aspectos: organização, informatização, agilidade no atendimento e diversificação de documentos disponibilizados.

O Registro Acadêmico é a parte nobre de uma instituição de ensino, em seu campo administrativo-operacional. Tudo parte dali, tudo é checado e testado ali, tudo é registrado e demonstrado ali, no que respeita à atividade-fim institucional – o ensino, seja seqüencial, tecnológico, graduação, pós-graduação. Se se trata de universidade, há ainda, como atividade-fim, a pesquisa (que normalmente tem setor de coordenação e controle próprios) e a extensão (realizada normalmente através de uma Coordenação de Extensão). Mas aquilo que nos ocupa e preocupa diuturnamente, como atividade primordial em noventa por cento dos casos, é o ensino, sua qualidade, sua coordenação, seu controle, seus registros. E devemos ter sempre um cuidado e um carinho muito grande com esse setor das instituições de educação.

A sistemática de controle das atividades administrativo-educacionais através de processo informatizado trouxe uma diversidade muito grande nos procedimentos. Assim, cada Registro Acadêmico tem a sua configuração personalizada.

Há um lembrete muito importante – e permanente – a trazer: o responsável pelo Registro Acadêmico deve ser tecnicamente qualificado, com noção de causa e efeito, pois é aí que um pequeno erro na matrícula inicial se transforma num problemão lá na frente, na hora de registrar o diploma. Às vezes, situações sem remédio, com apelações judiciais desgastantes e, sobretudo, com um possível e tremendo prejuízo para o estudante e para a imagem institucional. Estamos vendo que houve um erro e que, administrativamente, não temos como solucioná-lo. Casos, quase sempre, de doer nos ossos. Por essa razão, o pessoal que atua nos setores de Controle e Registro Acadêmico deve qualificar-se, atualizar-se periodicamente.

Na verdade, o acompanhamento da realização e do desenvolvimento do projeto educacional se faz aqui, no Registro Acadêmico, que deve ter condições de comprovar, para quaisquer cursos e programas desenvolvidos (cursos seqüenciais, tecnológicos, de graduação, de pós-graduação, de extensão e outros), a todo tempo:

  • que aquele que participou do Processo Seletivo nele podia inscrever-se;
  • que aquele que se classificou no Processo Seletivo estava nele inscrito;
  • que aquele que se matriculou, classificou-se no Processo Seletivo;
  • que as atividades escolares foram cumpridas regularmente, atendendo-se o currículo pleno do curso, a duração e o plano de ensino identificado, a partir de cada programa aprovado, para os componentes curriculares respectivos;
  • que os professores que ministraram o ensino são efetivamente aqueles qualificados para tanto;
  • que a realização de trabalhos, provas e outras atividades pode ser comprovada documentalmente, e se comportaram segundo o ordenamento básico institucional;
  • que os concluintes dos cursos cumpriram com êxito, efetivamente, todos os componentes do currículo pleno e as práticas e estágios curriculares exigidos;
  • que aqueles que receberam o grau respectivo são efetivamente os que concluíram toda a configuração curricular de seu curso;
  • que os diplomas expedidos o foram para aqueles que receberam o grau respectivo.

E as incidências em torno de tudo isto. A documentação completa, relativa a condições de postulação e correção de procedimentos, em todos os casos: Matrícula/Trancamento/Transferência/Aproveitamento de Estudos/Dispensa de Componentes Curriculares/TCC/Estágio Supervisionado/Atividades Complementares/ Colação de Grau/novas autorizações/novos reconhecimentos/renovação de reconhecimento/recredenciamento.

O Registro Acadêmico está diretamente vinculado ao Regimento da instituição de ensino. Se o Regimento diz, por exemplo, que a matrícula se faz através de determinadas condições, o Registro vai ter de poder demonstrar que aquilo foi cumprido. A forma como o fará, desde que fidedigna, é válida. E cada um tem o seu estilo, dependendo do dirigente da divisão. Há, evidentemente, Registros Acadêmicos mais inteligentes e mais experientes. É preciso, então, que se consiga um inter-relacionamento entre esses Registros e que as conquistas de uns estejam disponíveis, mediante intercâmbio e entendimentos, a todos. Em assuntos de interesse público, não há segredos. Pelo menos, não deve haver. E o que um consegue, pode beneficiar todos. E há relacionamentos interessantíssimos, algumas instituições abrindo-se e trocando informações com outras, oferecendo coisas e recebendo outras, em seus vários setores. Isto é, além de gratificante, importantíssimo.

A partir do momento em que a Instituição cumpre, por exemplo, o art. 32 da Portaria Normativa nº 40, de 12/12/2007, ela disponibiliza suas informações, atendendo o §1º do art. 47, da LDB. Abre-se para a Comunidade, que pode ver as ementas e bibliografias básicas, contatar professores, conhecer órgãos suplementares, a forma de apurar o rendimento escolar, os currículos plenos, as instalações, os laboratórios e ambientes especiais, os equipamentos, etc, etc.

Inúmeros pareceres do Conselho Nacional de Educação-CNE mencionam a necessidade de cuidados para com o Registro Acadêmico.                        

Todo cuidado é pouco!

(atualizado em 08/06/2017)

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